Code d’éthique et de conduite des fournisseurs, sous-traitants et partenaires

SFP GROUPE est un projet sénégalais d’entreprise industrielle en cours de constitution, porté par l’expérience professionnelle de son fondateur dans les secteurs miniers, industriels et énergétiques.

SFP prépare une offre de services comprenant notamment le soudage industriel, la chaudronnerie, la tuyauterie, la fabrication mécano-soudée, les structures métalliques, le montage et la maintenance industrielle.

SFP entend développer ses futures relations commerciales sur les principes suivants :

• intégrité et transparence ;
• protection de la santé et de la sécurité ;
• qualité et traçabilité des travaux ;
• respect des personnes ;
• protection de l’environnement ;
• concurrence loyale ;
• développement des compétences et du contenu local.

Le présent Code établit les règles de conduite attendues des fournisseurs, sous-traitants, consultants, représentants et partenaires appelés à collaborer avec SFP GROUPE.

Le présent Code s’appuie sur des principes généralement reconnus en matière de droits humains, de travail décent, de prévention des risques professionnels, de protection de l’environnement et de conduite responsable des affaires.

Les principes des normes ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001 peuvent servir de références de bonnes pratiques selon la nature des activités et le niveau de risque des prestations.

La publication du présent Code ne signifie pas que SFP GROUPE ou ses fournisseurs détiennent ces certifications.

Le Code complète les lois, les règlements, les contrats et les exigences particulières des clients. Il ne les remplace pas.

Lorsqu’une disposition légale, réglementaire ou contractuelle impose une exigence plus stricte, cette exigence doit être respectée.

Le présent Code s’adresse à toute personne physique ou morale qui fournit ou envisage de fournir à SFP GROUPE :

• des matériaux ou des consommables ;
• des équipements ou des pièces de rechange ;
• des travaux industriels ;
• de la main-d’œuvre ;
• des services techniques ou professionnels ;
• des prestations de transport, de location ou de maintenance ;
• des services de représentation, de conseil ou d’intermédiation.

Il s’applique aux différentes étapes de la relation commerciale, notamment :

• la présélection ;
• la consultation ;
• la négociation ;
• la contractualisation ;
• l’exécution des travaux ;
• la livraison ;
• la réception ;
• la clôture de la prestation.

Le fournisseur demeure responsable des personnes, représentants et sous-traitants qu’il mobilise pour exécuter ses obligations.

Les fournisseurs, sous-traitants et partenaires doivent :

• respecter les lois et règlements applicables à leurs activités ;
• détenir les autorisations, assurances, licences et qualifications nécessaires ;
• respecter leurs obligations fiscales, sociales et administratives ;
• fournir des informations exactes, complètes et vérifiables ;
• informer SFP de toute suspension, expiration ou modification d’une autorisation importante ;
• signaler toute situation susceptible d’empêcher l’exécution correcte d’une prestation.

La falsification de certificats, de qualifications, de factures, de références professionnelles, de rapports d’inspection ou de tout autre document est interdite.

Un fournisseur ne doit jamais présenter SFP comme un client, un partenaire ou une entreprise ayant approuvé ses produits ou services sans autorisation écrite.

Les fournisseurs doivent respecter la dignité, la sécurité et les droits fondamentaux de toutes les personnes intervenant dans leurs activités.

Ils doivent notamment :

• interdire le travail forcé, la servitude et la traite des personnes ;
• respecter l’âge légal d’accès à l’emploi ;
• interdire toute forme de travail des enfants ;
• garantir des conditions de travail conformes à la législation applicable ;
• respecter les règles relatives aux salaires, aux horaires, aux périodes de repos et aux congés ;
• permettre aux travailleurs de conserver leurs documents personnels ;
• protéger les travailleurs contre la violence, l’intimidation, l’humiliation et le harcèlement ;
• respecter les droits légalement reconnus à la représentation et au dialogue collectif.

Aucun travailleur ne doit subir de sanction pour avoir refusé, de bonne foi, d’effectuer une tâche présentant un danger grave et imminent.

Les décisions relatives au recrutement, à la rémunération, à la formation, à l’affectation et à l’évolution professionnelle doivent être fondées sur les compétences, les qualifications et les exigences du poste.

Toute discrimination fondée notamment sur l’origine, la nationalité, la couleur de peau, le sexe, l’âge, le handicap, la religion, la situation familiale, les opinions ou l’appartenance syndicale est interdite.

Les fournisseurs doivent promouvoir un environnement professionnel respectueux et garantir un traitement équitable à travail comparable.

La santé et la sécurité constituent des conditions essentielles de toute collaboration avec SFP GROUPE.

Avant de commencer une activité, le fournisseur doit :

• identifier les dangers ;
• évaluer les risques ;
• établir les mesures de prévention ;
• affecter du personnel compétent et autorisé ;
• vérifier la conformité des équipements ;
• fournir les équipements de protection individuelle appropriés ;
• communiquer les consignes aux travailleurs concernés ;
• obtenir les permis et autorisations nécessaires.

Une attention particulière doit être accordée :

• aux travaux de soudage, de coupage et de meulage ;
• aux travaux par point chaud ;
• au levage et à la manutention ;
• aux espaces confinés ;
• aux travaux en hauteur ;
• aux travaux électriques ;
• aux fouilles et excavations ;
• aux travaux sous pression ;
• à la consignation des énergies dangereuses ;
• à la circulation des personnes, des engins et des véhicules.

Toute personne doit pouvoir arrêter une opération présentant un risque grave sans craindre de représailles.

Les accidents, incidents, dommages matériels et situations dangereuses doivent être signalés immédiatement.

Le fournisseur doit participer aux investigations et appliquer les mesures correctives convenues.

Les produits et services fournis doivent respecter les plans, spécifications, procédures, normes et exigences contractuelles applicables.

Selon la nature de la prestation, SFP pourra demander :

• les certificats des matériaux ;
• les fiches techniques ;
• les fiches de données de sécurité ;
• les qualifications du personnel ;
• les procédures et modes opératoires de soudage ;
• les certificats de conformité ;
• les certificats d’étalonnage ;
• les rapports de contrôle et d’inspection ;
• les registres de traçabilité ;
• les dossiers de fin de travaux.

Les équipements de mesure et de contrôle doivent être adaptés, entretenus et, lorsque cela est requis, étalonnés.

Toute non-conformité doit être déclarée.

Aucun produit, matériau ou travail non conforme ne doit être remplacé, réparé, dissimulé ou accepté sans autorisation.

Les fournisseurs doivent prévenir et réduire les impacts environnementaux associés à leurs activités.

Ils doivent notamment :

• prévenir les déversements et les rejets non maîtrisés ;
• stocker les huiles, carburants, gaz et produits chimiques de manière sécurisée ;
• limiter les fumées, poussières, bruits et autres nuisances ;
• gérer les déchets conformément aux règles applicables ;
• privilégier la réduction, la réutilisation et le recyclage ;
• utiliser raisonnablement l’eau, l’énergie et les matières premières ;
• protéger les sols, les ressources en eau et les zones sensibles ;
• maintenir les moyens nécessaires pour intervenir en cas de déversement ;
• signaler immédiatement tout incident environnemental.

Les déchets dangereux doivent être identifiés, séparés, stockés et confiés à des intervenants autorisés lorsque la réglementation l’exige.

SFP GROUPE applique un principe de tolérance zéro envers la corruption, la fraude, le détournement et les paiements illicites.

Il est interdit :

• d’offrir, de demander ou d’accepter un avantage indu ;
• de verser une somme destinée à influencer une décision ;
• d’utiliser un intermédiaire pour contourner une règle ;
• de présenter une fausse facture ou une dépense fictive ;
• de dissimuler le bénéficiaire réel d’un paiement ;
• de proposer ou d’accepter une commission secrète ;
• de manipuler une consultation ou une procédure de sélection.

Les paiements doivent correspondre à une opération réelle, être correctement documentés et être effectués selon les modalités contractuelles convenues.

Les cadeaux et invitations ne doivent jamais influencer ou donner l’apparence d’influencer une décision professionnelle.

Ils doivent rester occasionnels, raisonnables, transparents et conformes aux lois ainsi qu’aux règles de l’organisation concernée.

Les fournisseurs doivent déclarer toute situation susceptible d’altérer leur impartialité, notamment :

• un lien familial avec une personne participant à une décision ;
• un intérêt financier personnel dans une opération ;
• une participation dans une entreprise concurrente ou candidate ;
• une relation pouvant affecter l’objectivité d’une sélection.

La déclaration d’un conflit d’intérêts permet à SFP d’évaluer la situation. Elle ne conduit pas automatiquement à l’exclusion du fournisseur.

Les fournisseurs doivent adopter des pratiques commerciales honnêtes et loyales.

Ils ne doivent pas :

• s’entendre illégalement sur les prix ;
• répartir artificiellement des marchés ;
• échanger des informations confidentielles avec des concurrents ;
• manipuler un appel d’offres ;
• présenter des références ou certifications inexistantes ;
• diffuser des informations fausses ou trompeuses sur un concurrent.

Les offres doivent être sincères, compréhensibles et suffisamment détaillées pour permettre une comparaison équitable.

Les informations commerciales, techniques, financières et personnelles reçues dans le cadre d’une relation avec SFP doivent être protégées.

Le fournisseur doit :

• limiter l’accès aux personnes autorisées ;
• utiliser les informations uniquement pour la mission convenue ;
• prendre des mesures adaptées contre la perte, l’accès non autorisé et la divulgation ;
• respecter les règles applicables à la protection des données personnelles ;
• informer rapidement SFP de tout incident affectant des données ou documents confidentiels ;
• restituer ou détruire les informations lorsque cela est contractuellement demandé.

Sans autorisation écrite, il est interdit :

• de publier des photos ou vidéos d’un chantier ;
• d’utiliser le nom ou le logo de SFP ;
• de divulguer des plans, méthodes, devis ou documents techniques ;
• de communiquer les coordonnées personnelles auxquelles le fournisseur a eu accès.

Ces obligations continuent après la fin de la relation commerciale.

Les équipements, outils, documents, plans, logiciels et autres biens mis à disposition doivent être utilisés uniquement pour la mission autorisée.

Le fournisseur doit prévenir leur perte, leur détérioration, leur reproduction non autorisée et leur utilisation à des fins personnelles.

Tout incident affectant un bien appartenant à SFP, à un client ou à un partenaire doit être signalé rapidement.

Les droits de propriété intellectuelle et les droits d’utilisation applicables aux plans, méthodes, documents ou logiciels doivent être respectés.

Le recours à un sous-traitant ne libère pas le fournisseur de ses responsabilités.

Le fournisseur doit vérifier que ses sous-traitants :

• possèdent les compétences et autorisations requises ;
• respectent les règles de sécurité ;
• appliquent les exigences sociales et environnementales ;
• protègent les informations confidentielles ;
• n’emploient pas de pratiques frauduleuses ou interdites.

Lorsque le contrat l’exige, la sous-traitance doit recevoir une autorisation écrite préalable.

Le fournisseur demeure responsable de la qualité, de la sécurité et de la conformité des prestations réalisées par ses sous-traitants.

Lorsque les compétences et les capacités nécessaires sont disponibles, SFP encourage :

• le recrutement local ;
• la formation et le perfectionnement professionnel ;
• l’intégration progressive des jeunes travailleurs ;
• le recours à des fournisseurs locaux fiables ;
• la transmission des compétences ;
• le respect des populations, des autorités et des usages locaux.

Les fournisseurs ne doivent prendre aucun engagement au nom de SFP auprès d’une communauté, d’une autorité ou d’un tiers sans autorisation écrite.

SFP pourra évaluer ses fournisseurs selon des critères proportionnés à la nature et au niveau de risque de la prestation, notamment :

• la sécurité ;
• la qualité ;
• les compétences techniques ;
• la conformité administrative ;
• la traçabilité ;
• le respect des délais ;
• l’intégrité ;
• la performance environnementale ;
• la réactivité ;
• la capacité à corriger les écarts.

Dans le cadre d’une relation contractuelle, SFP pourra demander des preuves raisonnables de conformité ou organiser une vérification, dans les limites prévues par le contrat et sous réserve du respect de la confidentialité des informations du fournisseur.

Sauf situation urgente, la vérification sera annoncée dans un délai raisonnable.

Une vérification immédiate pourra être demandée lorsqu’un danger grave, une fraude présumée ou une non-conformité majeure menace les personnes, l’environnement, les biens ou la qualité des travaux.

Tout fournisseur, travailleur, sous-traitant ou partenaire peut signaler de bonne foi une situation contraire au présent Code.

Les signalements peuvent être envoyés à :

contact@sfp-industrialgroup.com

Objet recommandé :

Signalement confidentiel — Code d’éthique

Le signalement devrait préciser, dans la mesure du possible :

• les faits observés ;
• la date et le lieu ;
• les personnes ou entreprises concernées ;
• les documents ou éléments disponibles.

SFP limitera l’accès au signalement aux seules personnes nécessaires à son examen et protégera, dans la mesure du possible, l’identité de l’auteur.

Une confidentialité absolue ne peut toutefois être garantie lorsqu’une communication est nécessaire à l’enquête, à la protection d’une personne ou au respect d’une obligation légale.

Aucune mesure de représailles ne doit être exercée contre une personne ayant effectué de bonne foi un signalement sincère.

Un signalement volontairement mensonger, falsifié ou effectué dans le but de nuire pourra faire l’objet de mesures appropriées.

Lorsqu’un manquement est constaté, SFP pourra, selon sa nature et sa gravité :

• demander des explications ;
• exiger des documents complémentaires ;
• demander un plan d’action correctif ;
• suspendre une prestation ;
• refuser un produit ou un travail non conforme ;
• limiter temporairement la participation à de nouvelles consultations ;
• mettre fin à une relation contractuelle conformément au contrat et à la législation applicable ;
• informer les autorités compétentes lorsque la situation l’exige.

Les mesures doivent être proportionnées, documentées et appliquées dans le respect des droits des parties.

Sauf en présence d’un danger immédiat, d’une fraude grave, d’un acte de corruption ou d’une situation nécessitant une suspension urgente, le fournisseur concerné pourra présenter ses observations et proposer des mesures correctives avant qu’une décision définitive soit prise.

Le présent Code est rendu public sur le site de SFP GROUPE afin de présenter les principes qui encadreront la sélection des fournisseurs, les consultations, les démarches de partenariat et les futures relations commerciales de SFP.

Sa publication ne crée pas, à elle seule, d’obligation contractuelle à la charge d’un tiers.

Le Code devient obligatoire pour un fournisseur, un sous-traitant ou un partenaire lorsqu’un contrat, un bon de commande, une lettre d’engagement, un accord de partenariat ou un autre document accepté par les parties y fait expressément référence.

SFP pourra modifier le Code pour tenir compte de l’évolution de ses activités, de la réglementation, des risques industriels et des exigences de ses clients.

La version applicable à une relation contractuelle sera celle indiquée dans le contrat ou, à défaut, celle en vigueur à la date de l’engagement.

Toute modification substantielle applicable à un contrat en cours devra être communiquée selon les modalités prévues entre les parties.

Le Code fera l’objet d’une révision périodique par la direction de SFP GROUPE.

Tout fournisseur, sous-traitant ou partenaire dont le contrat ou le document d’engagement fait référence au présent Code reconnaît en avoir pris connaissance et s’engage à respecter les dispositions qui lui sont applicables.

Lorsque la nature ou le niveau de risque de la prestation le justifie, SFP pourra demander la signature d’une déclaration d’adhésion distincte annexée au contrat ou au dossier de qualification du fournisseur.

Pour toute question concernant le présent Code :